Как работает агентство на Upwork? Интерфейс, структура, правила.

Пожалуйста оцените (регистрация не нужна):
1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (3 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Загрузка...

О том, как работают агентства на Upwork, информации в интернете очень мало, а многие непонятные моменты отсутствуют даже в официальном FAQ Upwork. Если вам не интересна тема агентств на Upwork, то предлагаю перейти к полезным ресурсам про фриланс.

Вы получите следующую информацию: сравнение ролей и эксклюзивность сотрудников, репутация, функционал владельца, статистика и отчеты, а также множество скриншотов в качестве примера.
Спасибо за инициативу и активную помощь в написании Денису Сафонову, владельцу агентства Etcetera на Upwork. Денис ведет страницу в Facebook Upboost, на которой вы можете найти последнии новости из мира фриланса и Upwork.

Про идеологическую часть (зачем, как, почему создавать агентство) можно прочитать в статьях: модель оффлайн компании, вышедшей на апворк, модель агентства, выросшее из одного или нескольких успешных фрилансеров на Upwork.

Если вам не хочется тратить время на чтение или вам нужно больше информации, то можете заказать у меня консультации по агентствам на Upwork.

Содержание

Общая информация

Агентство на Upwork – структура на Upwork, предназначенная для организации работы группы фрилансеров или оффлайн компании.

Клиент – тот, кто ищет исполнителей (фрилансеров) для своих задач на Upwork.

Инвайт – приглашение на интервью, которое отправляет клиент фрилансеру. При принятии инвайта стартует интервью, которое не влияет на репутацию клиента и фрилансера. После интервью для старта работы нужно заключить контракт путем предложения клиентом оффера фрилансеру.

Оффер – предложение о работе, которое клиент отправляет фрилансеру. Содержит сроки, цену или почасовую ставку.

Контракт – после принятия оффера стартует контракт, который будет иметь влияние на репутацию клиента и фрилансера.

Заявка (cover letter) – заявка, которую подает фрилансер на проект клиента, в котором хочет участвовать.

Чаты –  чат (может быть несколько участников), который инициируются между фрилансером и клиентом при первом контакте (инвайт, заявка или оффер).

JSS – job success score (от 0 до 100%). Показатель репутации фрилансера /агентства. Аналог 5-звездочного рейтинга в других биржах.

Роли в агентстве

  • Владелец. Создатель агентства, имеет самые широкие полномочия. Может работать параллельно в других агентствах как неэсклюзивный фрилансер, может работать самостоятельно вне агентства. Нельзя передать роль владельца другому фрилансеру.
  • Администратор. Назначаемая роль. Может быть несколько. Имеет все полномочия владельца, кроме финансовой части. Имеет доступ к отчетам.
  • Финансовый администратор. Назначаемая роль. Может быть несколько. Имеет доступ к финансовой части агенства.
  • Бизнес менеджер. Назначаемая роль. Может быть несколько. Может инициировать переписку от имени других исполнителей (написать cover letter). Имеет доступ к отчетам.
  • Исполнитель. Эту роль имеют все, кто состоит в агентстве. Собственно сам исполнитель работ.

Все назначаемые роли могут быть применены как к эксклюзивным так и неэксклюзивным сотрудникам агентства. То есть все сотрудники агентства являются исполнителями, но при этом могут иметь дополнительные роли.

Владелец может быть только один, остальные роли могут повторяться.

Один сотрудник может иметь несколько ролей.

Эксклюзивные и неэксклюзивные

Все сотрудники агентства могут быть как эксклюзивными так и неэксклюзивными, кроме владельца, который всегда неэксклюзивный.

Эксклюзивный – Сотрудник агентства, который может работать только через агенство, в котором он состоит. Фактически можно рассматривать как временного сотрудника по найму.

Неэксклюзивный – Сотрудник агентства, который может помимо работы в текущем агентстве работать на Upwork самостоятельно, либо состоять сразу в нескольких агентствах. Фактически это штатный сотрудник в вашей компании.

Таблица прав/обязанностей и возможностей ролей сотрудников

Роль / действиеВладелецАдминистраторБизнес менеджерИсполнитель
Может принимать инвайтыДА, свои и исполнителейДА, свои и исполнителейДА, свои и исполнителейДА, только свои
Может принимать офферыДА, свои и исполнителейДА, свои и исполнителейДА, свои и исполнителейНЕТ
Может видеть work diary исполнителейДА, если клиент разрешил и  разрешено в настройках агентстваДА, если клиент разрешил и  разрешено в настройках агентстваДА, если клиент разрешил и  разрешено в настройках агентстваДА, только свои, если разрешено в настройках агентства
Может изменять work diary исполнителей агентстваНет, только свой work diaryНет, только свой work diaryНет, только свой work diaryНет, только свой work diary
Может приглашать новых людей в агентствоДАДАНЕТНЕТ
Может менять роли людей в агентствеДАДАНЕТНЕТ
Может увольнять сотрудниковДАДАНЕТНЕТ
Может принимать инвайты, за других сотрудников агентстваДАДАДАНЕТ
Может предлагать другого сотрудника агентства в качестве исполнителя при написании cover letterДАДАДАНЕТ
Попадает в чаты, которые были по его инициативе при предложении другого сотрудникаДАДАДАНе может предлагать других сотрудников вместо себя
Может работать вне агентстваДАДА, если неэксклюзивныйДА, если неэксклюзивный

 

ДА, если неэксклюзивный

 

Может работать в двух  и больше агентствахДАДА, если неэксклюзивный

 

ДА, если неэксклюзивный

 

ДА, если неэксклюзивный

 

Может быть эксклюзивным или неэксклюзивнымэксклюзивный или неэксклюзивныйэксклюзивный или неэксклюзивныйэксклюзивный или неэксклюзивныйэксклюзивный или неэксклюзивный
Может изменять профили исполнителей агентстваНЕТ, только свойНЕТ, только свойНЕТ, только свойНЕТ, только свой
Может попасть в чаты, открытые другими сотрудниками агентстваДАДА, только внутри своей команды, агентства или все чаты (в зависимости от настроек агентства)ДА, только внутри своей команды, агентства или все чаты (в зависимости от настроек агентства)НЕТ
Может выводить средства с аккаунта агентстваДАДАНЕТ, если нет дополнительной роли финансового менеджераНЕТ
Может видеть отчетыВСЕВСЕВСЕ из своей команды, кроме финансовых отчетовТолько свои, причем в урезанном формате, если эксклюзивный и без финансовых подробностей
Может менять доступность сотрудниковДАДАДА, только в своей командеТолько свою
Может менять приватность профилей сотрудниковДАДАДА, только в своей командеНЕТ
Может докупать новые connects для агентстваДАДАНЕТНЕТ

Таблица прав / обязанностей эксклюзивных и неэксклюзивных сотрудников

Роль / действие Эксклюзивный фрилансер НЕэксклюзивный фрилансер
Может видеть и изменять свою почасовую ставкуНЕТДА
Заполняет свой профиль самДАДА

Может в любой момент выйти их агентства

(при соблюдении условий Upwork)

ДАДА
Может работать в других агентствахНЕТДА
Может работать самостоятельно на UpworkНЕТДА
Может отправлять заявкиДАДА
Может сам закрыть свой проектДАДА
Получает Top Rated/Rising talent, JSS агентства на свой профиль при вступлении в агентство, после первого пересчета JSS (раз в 2 недели)ДАДА
Отображается более высокий JSS (личный или агентства)ДАДА
Видят урезанную статистику по своей работе через агентства (если нет дополнительных ролей)ДАДА
Чтобы вступить в агентство должен закрыть все текущие контракты и офферыДАДА
Сохраняет всю накопленную репутацию при выходе из агентстваДАДА
Может принимать инвайты на работуДАДА
Может подтверждать оффер на работуНЕТ (может принимать администратор или бизнес менеджер)НЕТ (может принимать администратор или бизнес менеджер)
По правилам Upwork должен лично общаться с клиентомДАДА
Отображается в общем поиске фрилансеров как сотрудник агентстваДАЗависит от того, какой выбран вариант команды по умолчанию (личный или агентства)
Отображается в поиске фрилансеровДА, если не выбран приватный режим для этого фрилансера в настройках агентстваДА, если не выбран приватный режим для этого фрилансера в настройках агентства
Может сам изменять настройки приватности для своего профиля в агентствеДАДА

Управление сотрудниками агентства

Принятие новых сотрудников.

Принимать фрилансеров может администратор и владелец. При этом должны быть соблюдены условия для принятия/исключения фрилансеров.

При отправке приглашения можно сразу настроить несколько параметров:

  • Можно пригласить сразу нескольких людей;
  • Выбрать эксклюзивность сотрудника;
  • Выбрать команду в агентстве, в которую приглашается пользователь. По умолчанию всегда в агентстве есть хотя бы одна команда;
  • Чтобы пригласить фрилансеров нужно знать их email или имя пользователя на Upwork;
  • Можно настроить дополнительные роли: администратор, финансовый помощник, бизнес-менеджер;
  • Доступ к чатам: только к своим, только к чатам команды, ко всем чатам агентства;
  • Доступ к work diary: Доступ к собственному work diary. Таким образом можно запретить доступ к личному work diary даже у неэксклюзивных сотрудников.
  • Также можно добавить сообщение, которое будет добавлено к приглашению

При отправки приглашения можно выбрать, какой тип аккаунта будет у приглашаемого (эксклюзивный или неэксклюзивный).

Исключение сотрудников

Исключать фрилансеров может администратор и владелец. При этом должны быть соблюдены условия для принятия/исключения фрилансеров.

Правила принятия / исключения фрилансеров из агентства

Для того, чтобы принять или исключить фрилансера из агентства необходимо соблюсти следующие правила:

  • Нет активных проектов у фрилансера;
  • Нет активных офферов  у фрилансера;
  • Нет просроченных заявок (нужно найти в архиве заявок и самостоятельно их забрать – смотреть скрин).

Настройка изменения эксклюзивности/неэксклюзивности фрилансера

Для того, чтобы сменить тип сотрудника с эксклюзивного на неэксклюзивный и наоборот, можно изменить его статус внутри агентства. При этом сотрудник должен подтвердить изменение статуса, кликнув на ссылку, пришедшую ему на почту от Upwork.

Ниже представлен процесс изменения статуса сотрудника.

Настройка приватности

Приватность (видимость профилей в поиске) сотрудников может выставлять администратор и владелец агентства.

Также в этом окне можно настроить приватность его почасовой ставки от самого фрилансера.

Ниже скриншоты процесса изменения настроек приватности сотрудника в агентстве.

Настройка доступности

Доступность (свободен сотрудник или нет) сотрудников может выставлять администратор и владелец агентства, а также сам сотрудник.

Настройка почасовых ставок сотрудников

Изменять почасовую ставку может владелец, администратор и бизнес-менеджер.

Если фрилансер состоит в нескольких агентствах, то изменять его ставку может каждое из агентств или сам фрилансер (если он неэксклюзивный). Это особенно важно, так как при интервью/оффере рейт по умолчанию берется из профиля.

Назначение ролей в агентстве

Изменять роли может владелец и администратор.

Для этого нужно выбрать нужные привилегии (Администратор, финансовая отчетность, etc), а также можно выбрать дополнительную роль бизнес-менеджера.

Репутация агентства. JSS и бейджи

JSS агентства

JSS агентства считается по той же формуле (никому неизвестной), что и jss отдельного фрилансера.

JSS сотрудников

Для эксклюзивных сотрудников отображается JSS агентства.

Для неэксклюзивных сотрудников отображается наиболее высокий JSS: личный JSS (JSS по проектам вне агентства) или агентства.

Стоит отметить, что личного JSS внутри агентства – НЕТ. То есть если один сотрудник плохо выполняет работу, то этот JSS точно плохо повлияет на JSS агентства и отразится на всех профилях сотрудников, на которых отображается JSS агентства .

Таким образом, новый сотрудник агентства сразу же получает хороший JSS агентства (скриншот ниже).

Список проектов агентства

Все выполненные и прошлые проекты отображаются в профиле агентства. При этом, если сотрудник уходит из агентства или его увольняют, проект в истории агентства остается.

Всего в истории агентства отображается только 40 последних работ. Ниже представлена типичная история работ у агентства.

Проекты в истории сотрудников

Проект навсегда остаются в репутации сотрудника, даже если в будущем он покинет агентство/его уволят.

Проект отражается только в истории одного сотрудника – собственного того, кто работал на проект и получил оффер. Бизнес-менеджеры не получают проект в репутацию, если они не были конкретными его исполнителями.

Получение Top Rated и Rising Talent значков сотрудниками агентства

Так как все сотрудники сразу получают JSS агентства, они вместе с агенством получают соответствующие значки, например, Top Rated.

При этом не нужно ждать отведенное время для получения статуса. То есть Top Rated получается сразу, а не по прошествии 14 недель с хорошим JSS.

Если сотрудник совсем не имеет проектов в истории на Upwork, то при вступлении в агентство с хорошим JSS он получит только статус Rising Talent, а после того как выполнять хотя бы одну работу и произойдет пересчет JSS (раз в 2 недели), он получит статус Top Rated.

Профиль агентства

Профиль агентства может содержать только Overview. Его изменять может только администратор или владелец.

Профиль агентства изменяется на отдельной странице.

Отправить сообщение агентству

Клиент, находясь на странице профиля агентства, может отправить сообщение агентству (инвайт агентству невозможен, только конкретному фрилансеру).

При этом можно назначить сотрудника, которому будут приходить эти сообщения.

Статус сотрудников агентства

Отображение сотрудников агентства в поиске

Когда фрилансер вступает в агентство, он по-другому отображается в поиске фрилансеров.

Отображение для эксклюзивных фрилансеров всегда следующее

А для неэксклюзивных показывается также, как и для обычных фрилансеров.  Если фрилансер состоит в нескольких агентствах, отображается  то, у которого JSS выше.

Выход из агентства по желанию сотрудника

Сотрудник (эксклюзивный или неэксклюзивный) в любой момент может выйти из агентства без разрешения владельца. При этом должны быть выполнены только стандартные условия входа/выхода из агентства.

Урезанный функционал эксклюзивного сотрудника

У эксклюзивных сотрудников отсутствует некоторый функционал обычного фрилансера:

  • Выставление себе почасовой ставки;
  • Отправка заявок на проекты;
  • Просмотр полных отчетов. Фрилансер видит отчеты без финансовых подробностей.

Ниже представлены скриншоты части функционала биржи у эксклюзивного сотрудника.

Команда по умолчанию для фрилансера

У неэксклюзивных фрилансеров есть возможность выбрать команду по умолчанию.

Команда по умолчанию влияет на:

  • Куда приходят инвайты/офферы, лично фрилансеру или в агентство фрилансеру (где их будут видеть бизнес-менеджеры агентства и будет ли проект считаться проектом агентства).
  • Отображение в поиске фрилансеров.

Комиссии при работе агентства

Стандартные комиссии Upwork

При работе агентства работают стандартные правила комиссий Upwork.

Накопление поэтапных комиссий Upwork с клиентами

Общая сумма при работе с одним клиентом считается на все агентство. Например, если несколько сотрудников будут работать с одним и тем же клиентом, то сумма для уменьшения комиссии будет общим количеством денег, которое заплатил клиент всем сотрудникам агентства.

Простыми словами – проще уменьшать комиссию. Ниже скриншот, когда сотрудник получает 5% комиссии с клиентом, который ранее уже работал с агентством.

Платный и бесплатный аккаунт агентства на Upwork

По сути, использовать бесплатный аккаунт агентства не имеет смысла, если вы работаете не один.

Тип аккаунта / функционалБесплатный Платный
Цена0 $ в месяц20$  в месяц
Количество connects в месяц60 80
Может докупать connectsНЕТДА, 1$ = 1 connect
Может добавлять в агентство сотрудниковНЕТДА

Ходят упорные слухи, что скоро бесплатный план агентств упразднят.

Количество заявок (connects) при работе агентства

Количество connects в месяц

Agency Basic: За 0$ в месяц вы получаете 60 connects в месяц.

Agency Plus: За 20$ в месяц вы получаете 80 connects в месяц.

В Agency Plus также можно докупать коннекты. 1 $ = 1 коннект. Могут докупать владелец или администратор агентства.

Накопление connects

В Agency Basic коннекты не накапливаются и просто обновляются каждый месяц.

В Agency Plus на следующий месяц может перейти максимум 160 коннектов. Таким образом, максимум на счет агентства может быть 240 коннектов (если не докупать специально)

Пример, когда у агентства большое количество коннектов на счету.

Когда тратятся Connects?

Connects тратятся на подачу заявки (cover letter)  при работе через агентство. Обычно 2 connects за одну заявку, но в будущем может быть больше.

Получение интервью

Команда по умолчанию для неэксклюзивных фрилансеров

При отправки интервью клиент не выбирает, каким именно образом отправить интервью (как члену агентства или как индивидуальному фрилансеру). При приглашении на интервью учитывается команда, по умолчанию выбранная фрилансером.

Если команда по умолчанию – работа через определенное агентство, то интервью придет как члену агентства.

Если команда по умолчанию – работа как индивидуальный фрилансер, то интервью придет вне агентства.

У эксклюзивных фрилансеров команда по умолчанию – это всегда команда агентства.

Отправка заявок (cover letter) на проекты

Отправка cover letter бизнес-менеджером с предложением сотрудника агентства как исполнителя

Владелец агентства, администратор или бизнес-менеджер могут отправлять заявки (cover letter) на проекты и указывать потенциального исполнителя не себя, а какого-либо другого сотрудника агентства.

Если клиент ответит на эту заявку, то будет создан чат, в котором будет участвовать клиент, тот, кто писал заявку, и указанные исполнители.

Коннекты при этом снимаются со счета агентства.

Ниже  скриншот выбора, от чьего имени отправлять заявку на проект.

Выбор для неэксклюзивного фрилансера, как отправлять cover letter. Агентство или как самостоятельный фрилансер

Неэксклюзивные фрилансеры могут работать вне агентства или в других агентствах. Поэтому при отправке заявки они могут выбрать, как нужно учитывать эту заявку (от имени агентства или от имени индивидуального фрилансера). От выбора зависит, с какого именно счета будут сняты connects и будет ли учитываться будущий проект по этой заявке как проект агентства.

Скриншот, как отправлять заявку: как фрилансер-индивидуал или как фрилансер из агентства?

Чаты с клиентами в агентстве

Как присоединиться к уже созданному чату

Владелец и администратор агентства могут присоединиться к любому чату, созданному с сотрудниками агентства. Бизнес-менеджеры могут присоединиться к чатам внутри своей team в агентстве или ко всем чатам, в зависимости от настроек агентства

Настройки доступа к чату доступны в “Members & Permissions”.

Чтобы попасть в чат, человеку с необходимыми правами необходимо зайти на страницу с апликейшена и в самом низу можно будет перейти в чат сотрудников агентства (комнату).

Также можно добавить других сотрудников в уже существующий чат.

Контракты сотрудников агентства

Один человек – один контракт

Клиент может нанять сотрудников агентства только по отдельности.

Если клиент хочет нанять двух сотрудников, то это будут два разных оффера, контракта и в будущем фидбэка и влияния на репутацию.

Бизнес-менеджер не получает проект в историю, даже если он на нем активно общается

Бизнес-менеджер, администратор или владелец, который инициировал контакт и указал в качестве исполнителя другого сотрудника, не получает в свою историю проектов этот контракт.

С клиентом должен общаться конкретный исполнитель его работы по Policy Upwork

По правилам Upwork, реально выполнять работу и общаться с клиентом должен непосредственно исполнитель работы. Поэтому для соответствия правилам необходимо регистрировать всех сотрудников на Upwork и передавать им контакт с клиентом сразу после подписания контракта.

Отчеты, статистика, информация, доступные в агентстве.

Список всех доступных отчетов:

Список текущих проектов агентства

Информация по проектам:

Отчеты по сотрудникам

Статистика по эксклюзивным членам доступна только в агентстве, а не самому фрилансеру

Финансовая часть агентства

Варианты вывода средств

Варианты вывода средств такие же, как и у обычного фрилансера.

Выводить средства может только владелец агентства или финансовый менеджер.

Все заработанные деньги идут на счет агентства

Все заработанные сотрудниками агентства средства переходят на счет самого агентства, затем выводятся на единственный банковский счет, и только после этого распределяются между сотрудниками.

Исключением являются команды (Teams) внутри агентства, которые можно рассматривать как отделы внутри большой компании. Команды имеют свой личный финансовый счет внутри агентства и могут выводить деньги на отдельный банковский счет.

Финансовая статистика

Обычные исполнители агентства видят статистику/отчеты по своим работам внутри агентства в урезанном формате – без финансовой части.

Для того, чтобы видеть финансовую статистику, нужно иметь дополнительную роль финансового менеджера или администратора.

Команды (Teams) в агентстве

Upwork ввел функционал команд (Teams) внутри агентства. Фактически это агентства внутри агентств. Они отлично подойдут для создания отделов внутри большой компании.

Особенности teams:

  • Каждый team имеет свой финансовый счет на Upwork и может выводить деньги на отдельный счет;
  • Можно регулировать видимость статистики/чатов/интервью между командами, тем самым разделив информацию для разных отделов.

Отправить ответ

Оставьте первый комментарий!

avatar